Dernière mise à jour: 25 mars 2010
Contact: jc.tools@free.fr  

NosComptes 2.1 - Guide Utilisateur

Ou: comment l'application NosComptes a facilité les comptes de Jacques et ses amis lors de leur dernier week-end

Note: les copies d'écran ont été faites avec une version 1.x. De petites différences d'interface utilisateur peuvent être observées avec les dernières versions du logiciel.

Aujourd'hui, c'est au tour de Jacques d'organiser le traditionnel week-end annuel du service. Il a choisit d'emmener toute sa bande à la campagne en Normandie. Sa bande, c'est Christian son collègue de bureau qui travaille avec lui depuis toujours et Pierre qui vient d'arriver. Pierre ne se séparant jamais de sa femme Frédérique, c'est un petit week-end à quatre qui se prépare.

Ainsi donc Jacques, dans le logiciel NosComptes, crée un compte dédié à la gestion des dépenses effectuées durant ce week-end:

  • il lance l'application en sélectionnant le menu Démarrer puis Programmes puis NosComptes.
  • une fois lancée, l'application lui affiche la liste des comptes qu'il a déjà créé.
  • pour en créer un nouveau, il sélectionne le menu "Nouv" en bas de l'écran. Après une seconde d'attente, le nouveau compte est créé avec un nom par défaut (les noms sont créés sous la forme: Compte1, puis Compte2 puis Compte3 et ainsi de suite)
  • aussitôt, il décide de renommer le compte. Pour celà, un appui long sur le nom du compte affiche un menu contextuel permettant de renommer ou de supprimer le compte. Il sélectionne l'item "Renommer"
  • une nouvelle page s'affiche, permettant de renommer le compte. Il saisit alors le nouveau nom: Normandie-Sept-2004

Une fois le compte créé, la première étape à faire et d'entrer la liste des participants. Il y a Jacques lui même, Christian et finalement Pierre et sa femme.

Dans NosComptes, il sélectionne le compte qu'il vient juste de créer. L'application affiche alors la page principale d'édition du compte. Les onglets sur la gauche permettent d'enregistrer les participants, les dépenses et les transferts d'argent entre participants.
Jacques sélectionne l'onglet "Participants". Une liste vide de participants s'affiche. Il sélectionne le bouton "Ajouter".

Dans la page qui s'affiche, il peut entrer le nom du premier participant, en l'occurrence lui même. Il laisse le nombre de part de un proposé par défaut car il est seul.
Une pression sur OK et le premier participant est créé et s'affiche dans la liste.

Il sélectionne une nouvelle fois le bouton "Ajouter" pour ajouter "Christian". Puis il recommence pour Pierre et sa femme. Pour eux, il va sélectionner une part de deux. En effet, Pierre et sa femme ayant un compte joint, il n'y a pas lieu de distinguer les dépenses de l'un par rapport à l'autre. Par contre, vu qu'ils sont deux, ils comptent pour deux !

Voici donc la liste des participants définie:

Pour le week-end, Jacques a réservé une petite maison typique de la campagne Normande. L'agence demandant un accompte pour réserver la maison, il leur a envoyé un chèque de 150 € quelques jours plus tôt.

Jacques peut alors renseigner la première dépense du compte:

A partir de la page d'édition du compte, il sélectionne l'onglet "Dépenses" puis le bouton "Ajouter".
L'ajout d'une dépense s'effectue en trois étape. La première consiste à définir la date, le libellé et le montant de la dépense. Il saisit donc la date en appréciant l'affichage du petit calendrier avec la possibilité de sélectionner directement "Aujourd'hui". Pour le libellé, il entre "Accompte location" et pour le montant: 400 euros.

Puis il sélectionne le bouton ">>" pour passer à l'étape suivante: la sélection de qui a payé. Il a deux moyens pour renseigner qui a payé: "par part" ou "par valeur". Ici, vu qu'il est seul à avoir payé l'accompte, il laisse le choix par défaut: "par part" et il se contente de noter qu'il a payé une part et que les autres n'ont pas payé. Noter qu'il aurait pu aussi sélectionner le choix "par valeur" auquel cas, il lui aurait fallut renseigner le fait qu'il a payé la somme de 400 euros pour cette dépense alors que les autres personnes n'ont rien payé.

Puis il sélectionne le bouton ">>" pour passer à la dernière étape de la création de la dépense: la sélection de qui a bénéficié. Là, il voit que la répartition proposée par défaut lui convient très bien. En effet, elle est basée sur le nombre de parts associée à chaque participant: Jacques et Christian ont chacun une part, alors que Pierre et Frédérique en ont deux.

Une sélection sur le bouton OK et la dépense est créée.

Christian a proposé de s'occuper de l'achat des billets de train. Il a appelé Jacques hier: il a pris 4 billets Aller-Retour à 52 euros chaque.

Jacques renseigne alors la séconde dépense du compte: 208 euros, payés hier par Christian.

Ca y est, c'est le jour J et nos quatre amis se retrouvent sur le quai de la gare. Comme ils ne sont pas en avance, ils doivent immédiatement rejoindre leur wagon.
Après un trajet sans histoire, le train arrive enfin à destination. L'agence se trouvant sur la place de la gare, c'est sans difficultés que notre petit groupe s'y rends.

A l'agence, il leur faut régler le solde de la location (190 euros) ainsi que la taxe de séjour (8 euros). Pierre et Frédéric veulent payer une partie en chèques vacances. Jacques propose de payer le solde ainsi que la taxe de séjour.

Dans NosComptes, Jacques va commencer par entrer le solde de la location. Il crée donc une nouvelle dépense avec pour libellé "Solde location" et pour montant: 190 euros. Il renseigne ensuite qui a payé. Dans la deuxième page de la création de la dépense, il indique qu'il veut répartir la somme "par valeur": Pierre et Frédérique ont payé 150 euros (en chèque vacances) et lui même a payé le solde.Après avoir entré les 150 euros en face du participant "Pierre et Frédérique", il apprécié le petite bouton "R" permettant d'affecter automatiquement le reste de la dépense à lui même. Concernant le bénéfice de la dépense, la répartition proposée par défaut est encore une fois adéquate. Une sélection sur OK et la dépense est créée.

Il en profite alors pour renseigner le règlement de la taxe de séjour: selon une procédure désormais classique, il crée une nouvelle dépense avec pour libellé "taxe de séjour" et pour montant: 8 euros. Il renseigne que c'est lui qui a payé cette dépense.

L'agence leur a expliqué l'emplacement de la maison, c'est à l'autre bout de la ville mais ce n'est pas très loin. Ils peuvent donc tranquillement y aller à pied.
Ils arrivent à la maison. Elle correspond tout à fait à la description qu'en a faite l'agence: c'est une maison tout à fait typique de la Normandie avec ses colombages.
Après une journée passée à se ballader, ils décident d'aller au restaurant.
A la fin du repas, au moment de payer, ils se rendent compte que la consommation de chacun n'est pas équilibrée: en effet, Frédérique n'avait pas très faim et a juste pris une salade alors que Christian au contraire ....
Justement, Christian sort sa carte bleue pour payer. Jacques propose que Christian paye toute la note mais qu'on tienne compte de ce que chacun a effectivement mangé.

Dans NosComptes, Jacques crée la nouvelle dépense "Restaurant" d'un montant de 145 euros payé par Christian. Dans la page des bénéficiaires, il renseigne alors précisément la part de chacun: lui en a eu pour 36 euros, Christian pour 57 euros et Pierre et Frédérique eux pour 52 euros.

En sortant du restaurant, ils voient l'enseigne du casino allumée. Ils décident d'aller y faire un tour.
Arrivés devant l'entrée du casino, ils décident de se limiter aux machines à sous.
En voulant prendre des jetons, Jacques se rends compte qu'il a oublié son porte monnaie dans la maison. Pierre lui avance alors 30 euros.

Aussitôt Jacques sort son PocketPC pour entrer ce transfert: dans la page d'édition du compte, il sélectionne l'onglet "Transferts". Là le bouton "Ajouter" lui permet d'entrer le transfert: après avoir entré le libellé ("pret casino pour Jacques") et le montant (30 euros), il indique que le transfert a été effectué de "Pierre et Frédérique" à "Jacques".

La chance ne leur souriant pas, ils ressortent du casino une heure plus tard et décident de rentrer se coucher.
Le lendemain, ils décident d'aller à la mer.
Arrivés sur la plage, la mer est calme seulement perturbée par quelques scooters des mers vombrissant à tout va.
Ni une, ni deux, les gars décident de louer un scooter. C'est un peu cher (117 euros pour une heure) mais bon, ce n'est pas tous les jours qu'ils auront l'occasion d'essayer.

Jacques crée une nouvelle dépense "Location scooter" payée par Christian et donc les bénéficiaires sont les trois gars: il lui suffit de définir une part de 1 pour chacun d'eux.

La journée se termine et déjà il faut penser au retour.

Dans le train qui les emmène sur Paris, Jaques propose de faire le bilan des comptes du week-end.

Rien de plus simple. Après avoir lancé l'application NosComptes et sélectionné le compte du week-end, un bouton "Calculer le bilan" est proposé dans l'onglet "Général" de la page d'édition du compte. Il sélectionne ce bouton.
Au bout de quelques secondes, le verdict tombe: Pierre et Frédérique sont ceux qui ont avancé le moins d'argent dans le budget du groupe. Ce sont donc eux qui doivent de l'argent au groupe. En l'occurrence, ils doivent 141,50 euros à Jacques et 172,50 euros à Christian.

Pierre et Frédérique proposent immédiatement de régler ce qu'ils doivent en faisant deux chèques, l'un à l'ordre de Jacques, l'autre à celui de Christian. Jacques est satisfait de son week-end. Tout s'est bien passé et le casse tête que représente d'habitude le calcul des comptes a pu être évité. Il se dit qu'il a bien fait d'acheter ce petit logiciel.

Pour noter que le compte a été soldé, Jacques décide de saisir les 2 transferts correspondant aux deux chèques qu'ont fait Pierre et Frédérique.

Une fois, les deux transferts entrés, il recalcule le bilan.
Maintenant, le bilan est nul, montrant que le compte est équilibré et que chacun a bien payé sa part.